یکی از راهکار های مدیریت و کنترل تردد کارکنان در ادارات، استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب می باشد. سیستم حضور و غیاب می تواند نقش بسزایی در اتوماسیون کردن کار های اداری مربوط به کارکنان شرکت یا سازمان داشته باشد. انتهای این مقاله همراه ایمن پاد سپهر باشید تا بیشتر در مورد بخش نرم افزاری سیستم های کنترل ورود و خروج صحبت کنیم.
نرم افزار حضور و غیاب چیست؟
نرم افزار حضور و غیاب می تواند ساعات کاری کارمندان را به دقت ثبت کند و گزارش کاملی از تردد آن ها ارائه دهد. با استفاده از این سیستم، مدیران شرکت ها می توانند میزان فعالیت و کارکرد کارمندان را بررسی کرده و بر اساس آن ارزیابی های لازم را به عمل بیاورند. سیستم های حضور و غیاب در مدل های بسیار متنوعی وجود دارند. این سیستم ها بر اساس پارامتر های مختلفی نظیر اثر انگشت، چهره، کارت و … کار می کنند.
ذکر این نکته ضروری است که نرم افزار حضور و غیاب بر اساس معیار های مختلفی کار می کند و می تواند موضوعات مختلفی را ثبت کند. این سیستم ها می توانند میزان مرخصی کارمندان شرکت، میزان ساعات دقیق اضافه کاری یا ماموریت کارمندان، ثبت زمان ورود و خروج کارمندان، ثبت شیفت ها و تقویم های کاری، گزارش تاخیر و کسری فعالیت را به طور دقیق ثبت کنند. نیروی کار در هر سازمانی در عملکرد و بازدهی آن تاثیرات مستقیم دارد. یکی از روش هایی که مدیران شرکت جهت افزایش بهره وری و بازدهی استفاده می کنند، استفاده از سیستم های حضور و غیاب است. این سیستم ها امروزه در اکثر ادارات و شرکت ها تعبیه می شود و به نوعی جزء مهم ترین تجهیزات اداری به شمار می رود.
نرم افزار حضور و غیاب چهره
در زمان بررسی نرم افزارهای حضور و غیاب به یکی دیگر از انواع این نرم افزار می رسیم. برخی دیگر از نرم افزار های حضور و غیاب بر اساس چهره افراد کار می کنند و قادرند چهره افراد را به دقت تشخیص دهند. این نرم افزار بر اساس تصاویر دو بعدی و سه بعدی کار می کند. نرم افزار فوق با کمک سنسور های قدرتمند خود به سرعت تصویر شخص را شناسایی می کند. کارکرد نرم افزار های تشخیص چهره بسیار دقیق و پیچیده بوده و بر اساس معادلات پیچیده ریاضی و هوش مصنوعی کار می کنند. دقت شناسایی چهره در این نرم افزار بسیار زیاد بوده و بر اساس معیار هایی مانند فاصله بین چشم ها، ابرو ها، موقعیت های نسبی اجزای مختلف صورت و سایز آن ها کار می کند. هوش مصنوعی نرم افزار می تواند تفاوت بین عکس و چهره واقعی را بر اساس عمق تصویر تشخیص دهد. لذا از این بابت امکان تقلب وجود ندارد.
کارکرد این سیستم به این صورت است که ابتدا باید چهره کارمندان در سیستم به دقت ثبت شود. پس از آن هر کارمندی برای ثبت ورود و خروج خود کافی است تا روبروی سنسور تشخیص چهره ثابت بایستد. سپس تنها در چند ثانیه، چهره شخص بررسی شده و در صورت مطابقت، اطلاعات دقیق تردد ثبت می شود. عموما دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره دارای سنسور های اثر انگشت نیز هستند. لذا به همین دلیل در مواقع ضروری می توان از اثر انگشت نیز به جای تشخیص چهره استفاده کرد.
نرم افزار حضور و غیاب کارتی
نرم افزار حضور و غیاب کارتی از جمله دیگر ابزار های حضور غیاب است که دارای کاربرد های منحصر به فردی است. نرم افزار حضور و غیاب کارتی با مدل پانچی متفاوت است، افراد نباید این دو دستگاه را با یکدیگر یکسان بدانند. به صورت خلاصه وار باید گفت که نرم افزار حضور و غیاب کارتی با نگه داشتن کارت در نزدیکی سنسور این دستگاه کار می کند. افراد با ثبت کردن ساعت ورود و خروج خود، میزان ساعات کاری خود در طول ماه را به این طریق ثبت می کنند. نکته ای که قابل ذکر می باشد این است که نرم افزار حضور و غیاب کارتی امروزه دستخوش تغییراتی شده است. این دستگاه ها دیگر نیاز به تماس پیدا کردن کارت با سنسور ندارند.
نرم افزار حضور و غیاب کارتی دارای مزیت های بسیار خارق العاده ای نیز می باشد. برای مثال یکی از مزیت های این دستگاه مربوط به قیمت بسیار مناسب آن است. مورد دیگری که باید ذکر شود کیفیت عملکرد و همچنین دقت بسیار مناسب این دستگاه است. رابط کاربری آسان این مجموعه نیز یکی از دلایلی است که صاحبان کسب و کار ها اقدام به استفاده از نرم افزار حضور و غیاب کارتی می کنند. افراد می توانند از این نرم افزار با توجه به نیاز های خود در راستای ثبت ساعت ورود و خروج کارمندان خود استفاده های بسیار بهینه ای به عمل بیاورند.
نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
از رایج ترین مدل های دستگاه و نرم افزار های حضور و غیاب، مدل های بیومتریک یا همان اثر انگشتی است. این نرم افزار ها بر اساس اثر انگشت کارمندان کار می کند. برای استفاده از این سیستم ابتدا باید اثر انگشت تمامی کارمندان را به طور دقیق همراه با مشخصات فردی آن ها در سیستم ثبت کرد. با ثبت اطلاعات و اثر انگشت هر کارمند در نرم افزار، یک آیدی برای فرد مورد نظر ساخته می شود که بر اساس اثر انگشت او کاملا منحصر به فرد است.
کارکرد نرم افزار های حضور و غیاب با انگشت بسیار ساده و راحت است. برای ثبت ورود و خروج تنها کافیست که شخص انگشت خود را بر روی حسگر قرار دهد. نرم افزار با تشخیص اثر انگشت شخص، به سرعت کارمند را شناسایی کرده و اطلاعات ورود یا خروج آن را به طور دقیق ثبت می کند.
نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه
در رابطه با نرم افزار حضور و غیاب سوالات دیگری ممکن است در ذهن افراد به وجود آید. این سوالات می تواند مربوط به نحوه ی عملکرد این نرم افزار باشد. برخی از آن ها نیازمند دستگاه و برخی ها بدون نیاز به دستگاه هستند. برنامه حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه، مدل دیگری از این دستگاه ها می باشد. نرم افزار حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه در انواع مختلف موجود است و اکثر آن ها به صورت تحت وب می باشد. نرم افزار حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه نیز علاوه بر ثبت ساعات کاری و حضور و غیاب کارمندان دارای ویژگی های دیگری می باشد.
اولین موردی که در رابطه با ویژگی های نرم افزار فوق باید ذکر شود، مربوط به پرداخت دستمزد ها به صورت کاملا دقیق است. مورد بعدی این است که برنامه حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه به صاحبان کسب و کار این امکان را می دهد تا مراحل استخدامی را به درستی پشتیبانی کنند. مورد دیگری که در ارتباط با این نوع نرم افزار حضور و غیاب باید ذکر شود ارتباط با مشتریان است. ارتباط درست با مشتریان یکی از مهم ترین ملزومات هر کسب و کاری است. افراد با استفاده از این نوع نرم افزار حضور و غیاب می توانند به بهترین شکل ممکن با مشتریان خود در ارتباط باشند. افراد با توجه به نیاز های خود می توانند این برنامه حضور و غیاب را تهیه کرده و از مزیت های بسیار خارق العاده ی آن بهره مند گردند.
نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز
نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز نیز از جمله دیگر نرم افزار های بسیار مناسب در زمینه کنترل منابع انسانی است. نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز می تواند به دوربین های مدار بسته متصل شود و تردد کارکنان و پرسنل یک مجموعه را به نمایش بگذارد. این نرم افزار ها معمولا از انواع مرخصی های کاری با توجه به پارامتر های مختلف پشتیبانی می کند. قابل ذکر است نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز در مدل های مختلفی وجود دارد. افراد باید بر اساس تک کاربره و یا چند کاربره بودن اقدام به انتخاب نمایند. برای مثال در بیمارستان ها بهتر است از ورژن های چند کاربره استفاده شود. علت این امر هم تردد و همچنین تعویض شیفت نامنظم در این نوع کسب و کار ها است. مورد دیگری که باید ذکر شود امکان پشتیبانی این برنامه حضور و غیاب از ضوابط قانون کار و اعمال آیین نامه های داخلی است.
انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب
افراد برای انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب می بایست به برخی پارامتر ها دقت کنند و سپس اقدام به انتخاب نمایند. در وهله ی اول باید گفت که نرم افزار های حضور و غیاب بر یکدیگر برتری ندارند و این نیاز های صاحبان کسب و کار ها است که سبب تمایز این نرم افزار ها از یکدیگر می شوند. افراد با توجه به قیمت و همچنین ویژگی هایی که یک نرم افزار حضور و غیاب دارا می باشد می توانند اقدام به انتخاب مناسبی کنند. در نظر گرفتن نیاز ها و تطبیق دادن آن با ویژگی هایی که این نرم افزار ها دارا می باشند سبب انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب خواهد شد. با توجه به مدل های مختلف نرم افزار حضور و غیاب، قطعا انتخاب نرم افزار حضور و غیاب برای افراد اقدام سختی نخواهد بود.
